Exchange Online で特定メールのCCに自動で宛先を追加したい

例えば特定の顧客からの問合せや業務依頼が担当者へメールにてやりとりされるとき、CCに担当部署グループを含むようなルール運用となっていても、CC抜けが多かったりと運用では徹底できない事もあります。

今回はメール受信時のトランスポートルール設定として、特定の宛先から来たメールのCCに自動で宛先を追加する設定をご紹介します。

 

【手順】

(例:社外Aさんから社内Bさん宛てに来たメールのCCに担当部署Cグループを追加する)

  1. Exchange 管理センターを開きます。
  2. [メール フロー] – [ルール] – [+] – [ルールの新規作成] をクリックします。
  3. [名前] 欄に任意のルール名を入力します。
  4. 画面下部 [その他のオプション] をクリックします。
  5. [*このルールを適用する条件…] 欄に[送信者] – [この人物である] を設定し、メンバーの選択ポップアップ画面で送信者(例:社外Aさん)を設定します。
  6. [条件の追加] をクリックします。
  7. [*このルールを適用する条件…] に追加された欄に [送信者] – [外部/内部である] を設定し、[組織外]を選択します。
  8. [条件の追加] をクリックし、[この受信者] – [この人物である] を設定し、メンバーの選択ポップアップ画面で受信者(例:社内Bさん)を設定します。
  9. [*実行する処理…] 欄に [受信者を追加する] – [ CC ボックスへ] を設定し、メンバーの選択ポップアップ画面で受信者(例:担当部署Cグループのメーリングリスト)を設定します。
  10. [保存] をクリックします。
  11. ルールの一覧にて今回追加したルールが表示されていることを確認します。チェックがオンになっている場合にルールが適用されます。

今回の例以外にも様々な設定が可能となっておりますので、ぜひご活用いただければと思います。

 

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