Office 365 を利用した To-Do 管理

ツールの種類

Office 365 では、いくつか To-Do を管理する方法があります。
主な選択肢はこちらとなります。

  1. Outlook の To Do バーのタスクリスト
  2. Microsoft To-Do
    https://to-do.office.com/
  3. Planner
    https://tasks.office.com/

これらの機能は微妙に絡み合っており、何を中心にタスク管理を行うかというのは人によって選択の余地があるようです。

Outlook の To Do バーのタスクリスト

この機能はメールを中心にタスク管理を行う方にはオススメできます。
メールにフラグをつけることでタスクとして追加されることになります。
つまり、個人のタスクを管理するツールと言えます。

Microsoft To-Do に追加したタスクもこちらに反映されるため、併用することが可能となります。データ通信のタイミングもあって、反映にややタイムラグを感じるのでそのあたりは広い心で受け止める必要があります。

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do を聞き慣れない方もいるのではないでしょうか。
このツールは、過去さまざまな To-Do アプリが形を変えて今に至っており、
マイクロソフトが 2015 年に買収した Wunderlist という To-Do 管理ツールもこちらに統合されています。

一方、Outlook の Web 版にアクセスし、タスクを開くと Microsoft To-Do が開くようになっており、クライアントアプリケーション同様に Outlook と統合された形となっています。

このツールは Office 365 だけではなく Microsoft アカウントによるログインで個人アカウントとして利用することも可能です。

Planner

Planner の他のツールとの決定的な違いが、チームでタスクを管理することが出来る点です。
Planner はもちろん単体でも利用できますが、Teams 内でチームで利用することも可能となっています。

Planner に追加したタスクは各個人の Microsoft To-Do にも反映されます。
ただ、確認したところ双方向に反映されるわけではなく、Outlook や To-Do 側で完了にしても Planner には反映されていませんでした。
よって、今は該当タスクは閲覧・確認用としないと不整合が起きるので注意が必要です。

以前は有志が Microsoft Flow などを使って、Planner から To-Do に反映される仕組みを考えていましたが、2019 年 5 月に標準機能として反映されるようになりましたが、その実装が現状の動きとなっているようで、今後の改善に期待です。

まとめ

以上のようにいくつかの To-Do アプリはありますが、今は Microsoft To-Do を中心に個人タスクを管理しつつ、チームのタスクは Planner で管理するというのがベストではないでしょうか。

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