SharePoint Online のドキュメントライブラリ上のファイルを自動的にタグ付け/カテゴライズすることは可能ですか?

掲題の設定について、特定の単語を含むファイルをタグ付けした上で管理する方法として、カテゴライズするための列を作成した上で、該当列専用のビュー設定を実施し、ビューの URL を展開することによって、カテゴライズする手段が考えられます。

下記より、ファイル名に “申請書” が含まれるファイルをカテゴライズする手順例をご紹介します。

<手順概要>
1. 該当アイテムに列情報を追加する
2. ビュー設定を実施する
3. ビュー設定の URL を展開する

※ 該当ライブラリに対して管理者権限を持つアカウントで設定をご実施いただきますようお願い申し上げます。

1. 該当アイテムに列情報を追加する

1. ファイルが格納されているライブラリにアクセスします。
2. 画面上部 [+ 列の追加] をクリックします。
 ※ 名前等のメニューが並んでいる列項目になります。
 ※ 画面右上 [歯車マーク]-[ライブラリの設定]-“列” セクションの [列の作成] からも作成可能です。
3. 列名を適宜設定し、複数行テキストを作成します。
 ※ 例として複数行テキストを設定しておりますが、運用にあわせて、選択肢列等ご都合にあわせて設定を行ってください。
4. アイテム投稿時、画面上部 [クリック編集] より、上記 3) の列情報を “申請書” と入力し、保存します。
 ※ クラシック UI の場合、画面左上 [ライブラリ] タブ内 [クイック編集] より設定が可能です。

2. ビュー設定を実施する

1. ファイルが格納されているライブラリにアクセスします。
2. 画面右上 [歯車マーク]-[ライブラリの設定] をクリックします。
 ※ クラシック UI の場合、画面左上 [ライブラリ] タブ内 [ライブラリの設定] をクリックします。
3. 画面下部 [ビューの作成] をクリックします。
4. [標準ビュー] をクリックします。
5. 以下のビュー情報を入力します。

・ 名前 : 申請書
・ 対象ユーザー : パブリック ビューを作成する
・ 列 : 該当ビューで表示させたい列情報を選択してください。
・ 並び替え : 適宜選択ください。
・ フィルター :
次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する: を選択します。
アイテムを表示する列の条件 : 上記概要 1. で作成した列情報名を入力します。
“次の値を含む” を設定します。
該当ビューに表示させるワードを入力します。(本件の例では “申請書”)

6. 画面下部 [OK] をクリックします。

3. ビュー設定の URL を展開する

1. 上記概要 2. で作成したビューの URL をコピーします。
2. 展開先の箇所で、URL を貼り付けし公開します。

以上の設定で、概要 3. で展開した URL をクリックすると、概要 2. で作成した指定アイテムのみ表示される動作となります。

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