10分でわかるSharepoint Online使いこなし術集。

はじめに
今回は普段の業務のファイル共有ツールとして、欠かせない存在!Sharepoint Onlineの便利な小技を紹介したいと思います。

この記事は5分あれば読むことができます。 
読みながら操作していただく場合はトータルで10分程になるかと思います。 是非一緒に操作しながら読んでいただければと思います。

Sharepoint Onlineって何? って方は以下を読んでいただければ幸いです。

Microsoft社が提供するOffice365のサービスの1つで
業務でのいイメージ・用途としては、『クラウドを活用して、高速にファイルの出し入れ・検索が行えるファイル共有フォルダ』で
組織のアカウント・許可されたインターネット環境があれば、場所・デバイス問わずアクセスが可能です。

クラウドのファイル共有サービスは他にもありますが
Sharepoint Onlineは他のサービスとは一線を画した以下のような仕組みがあるため、組織での活用にものすごく特化していると言えます。

・オンプレ環境と変わらないセキュリティ
・グループポリシーを適用した安全なファイル共有
・高度で高速なファイル検索



便利な小技を紹介します!!
今回紹介したい小技は大きく3つあります
①ファイル一覧にサムネイルを表示して、求めているファイルをより探しやすくします。
②OCRを活用して、画像に含まれる文字列を検索する方法を紹介します。
③ファイル内部ではなく、ファイル名を指定して検索する等のカスタム検索を紹介します。

今回の解説の為に以下のようなファイルを用意しました。
画像ファイル、エクセルファイル、ワードファイル、PDFファイル等のデータを検索しながら小技を紹介していきます。



①ファイル一覧にサムネイルを表示して、求めているファイルをより探しやすくします。


ファイル一覧にサムネイルを表示する方法は、たったの2ステップとなります。
是非お試しいただければ幸いです。

<ステップ1>
列の追加→1行テキストを選択します。

<ステップ2>
Thumbnailと入力して、保存します。





※万が一、既にその列は存在しています。 といった趣旨のメッセージが表示された場合は列の表示/非表示からThumbnail列にチェックを入れて表示するようにしてください。



すると以下のようにファイル一覧にサムネイルが表示されるようになり
各段にファイル検索が便利になります。

②OCRを活用して、画像に含まれる文字列を検索する方法を紹介します。

以下のように画像に含まれている文字を検索すると
対象の文字列を含んだ画像を含んだファイルが検索にヒットするようになります。

上記の例は、日本語OCR検索を使う際にちょっとしたテクニックを使用しており
今回の検索の対象は以下のような画像ファイルですが
検索のインデクスは『吾輩は猫である・・・』ではなく 『 吾 輩 は 猫 で あ る ・ ・ ・』 とインデクスされています。
その為、検索のキーワードは 『吾輩は猫である』ではなく、『吾 輩 は 猫 で あ る』 といった形式にしてあげる必要があります。




③ファイル内部ではなく、ファイル名を指定して検索する等のカスタム検索を紹介します。

通常の検索ではファイルのタイトルだけに限定した検索等ができず、検索の対象がファイルのタイトル・内部の文章・OCR解析した文章が検索の対象となります。

例えば “学習” という文字列を含んだファイル名のみ検索したい場合、単純に “学習” といったキーワードで検索するだけですと以下のようにファイル内部に “学習” が含まれているがファイル名には “学習” といった文字列を含まないファイルも検索結果に含んでしまいます。

上記のようなケースの場合、”title:学習” といったキーワードに変更して検索することで
ファイル名に “学習” という文字列を含んだファイルのみ検索結果に表示することができるようになります。





ファイルの作成者で絞り込む場合、例えば 作成者:阿部 で検索したい場合は、
“author:阿部”といったキーワードで検索することで、ファイル作成者を限定した絞り込みが可能になります。



特定のファイル種別のみで検索結果を絞り込みたい場合、 キーワード”テスト”で検索結果png形式のファイルで絞り込みたい場合は、”png:テスト”といったキーワードで検索することで、pngファイルに限定した絞り込みが可能になります。



以上、Sharepoint Onlineの小技集でした。

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