Teamsで外部ユーザーを会議へ招待した際、ロビー待機をさせない設定について

Teamsの会議で外部ユーザーを招待した際に、下記のように外部ユーザーが「ロビーで待機しています。」となってしまいますがロビーで待機させないようにするにはどうしらいいか調べてみました。

 

 

Teamsの会議依頼を実施する場合、同じドメインだけではなく、gmail.comなど外部のメールアドレスに対して参加依頼を送付することができます。
外部ユーザーを参加させる方法については、こちらを確認下さい。

 

■事前にTeams会議へ参加予定の外部ユーザーをゲストユーザーとして招待しておく。

 

ゲストユーザーに登録しておくとTeamsのグループへの参加させることも容易になります。頻繁にやり取りをする場合などは事前に登録しておくと便利です。

詳細は下記をご確認下さい。

 

[Microsoft 365 グループでゲストアクセスを管理する]

 

■Teamsの会議ポリシーを変更する

 

設定した会議のオプションを変更することで、変更することが可能です。変更する内容によっては組織内ユーザーでもロビー待機させることが可能となります。
しかしながら、会議毎に設定が必要となってしまうので難点ですので、たとえば定期的な会議で事前に設定が必要となる場合などで利用する方法がよいかと思います。
設定については下記となります。
※ 会議のオプションからの設定は、「開催者」の権限で設定が可能です。

1. Microsoft Teams を開きます。
2. 左メニュータブから [予定表] をクリックし、右上部 [+新しい会議] をクリックします
3. [タイトルを追加] [必須出席者を追加] [日付と日時] を設定し [送信] をクリックし会議を作成します。
4. [予定表]から手順 3 で作成した会議をクリックし、[編集] をクリックします。
5. 会議のタイトルの上の [会議のオプション] をクリックします。

 

 

6. ロビーを迂回するユーザー? の項を[自分の組織内のユーザー] に設定し [保存] をクリックします。

 

 

上記設定でゲストユーザーと組織内ユーザーはロビー待機についての設定をすることができます。

※手順 6 の選択項目の詳細を以下に記載致します。

 

・ [全員] 匿名ユーザーを含むすべてのユーザーがロビー待機することなく会議に参加できます。
・ [自分の組織および信頼できる組織内のユーザー] 外部ユーザーとゲストユーザーがロビー待機することなく会議に参加できます。
・ [自分の組織内のユーザー] ゲストユーザーがロビー待機することなく会議に参加できます。
・ [自分のみ] 自分以外全てのユーザーがロビーにて待機させることができます。

 

■Teamsの管理センター側で既定の設定変更を行う

 

Teamsの管理センター側で規定の設定を変更しておけば、ユーザー側に負担を掛けることなくロビー待機についての制御が可能です。
事前にTeamsの運用について、規定しておけばこちらの設定は有用になるのではないかと考えています。
※こちらの設定は規定の設定のみなので、会議毎のポリシー変更をユーザー側で行うことも可能です。

※設定変更には、「全体管理者」の権限で設定が可能です。

 

[Teams 会議ポリシーの規定値変更方法]

 

1. Microsoft Teams 管理センターへサインインします。
2. 左側ツリーの [会議] – [会議ポリシー] の順でクリックします。
3.「匿名ユーザーが会議を開始できるようにする」をオンにします。
4. 編集したいポリシー名をクリックします。
※ 既定値は全ユーザーに [グローバル (組織全体の既定値)] が割当っています。

5. [ユーザーの参加を自動的に許可する] のプルダウンから編集したい項目を編集し、[保存] をクリックします。
※ ポリシーの変更に時間がかかる可能性があります。

 


・ [全員]   全てのユーザー (組織内、ゲストアクセス、外部アクセス、匿名参加、ダイヤルイン) の参加を自動的に許可します。
・ [組織内の全員]  ゲストユーザーを含む組織内の全てのユーザーの参加を自動的に許可し、外部アクセスユーザー、匿名ユーザー、ダイヤルインユーザーを「ロビー待機」をさせます。
・ [組織とフェデレーション組織内の全員]  外部アクセスユーザー、および、ゲストユーザーを含む組織内の全てのユーザーの参加を自動的に許可し、その他の全ての外部ユーザーをロビー待機させます。

 

Teamsでの会議参加のさせる方法についても組織内のユーザー、ゲストユーザー、外部のユーザーによって動作を変更させることができます。


Tips的な内容となってしまいましたが、こういった機能をうまく利用してTeamsの会議開催のご参考にしていただければと思います。

 

 

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