Forms,Teams,PowerAutomateを使用して申請フローを作る

大塚です。

今回は、FormsとTeams,PowerAutomateを使用して簡単な申請フローの作成方法についてご紹介したいと思います。

想定するフローの流れとしては以下になります。

  1. Formsから申請
  2. Teamsにて承認・却下を実施
  3. 結果をTeamsの特定のチャネルに投稿

【これらを使用するメリット】

  • 誰でも簡単にすぐ作れる
  • エクスポート&インポートで応用可能
  • Office 365 Business PremiumやOffice 365 Enterprise E1から利用可能

では、さっそく作成していきます。

作成の流れは以下です。

※投稿用Teamsのチームとチャネル作成は割愛します。

  1. Formsをフォームを作る
  2. PowerAutomateでフローを作る

【フォームの作成】

①Office365にログインします。

②Formsを選択しFormsの画面に入ります。

※見当たらないかたは、「すべてのアプリ:から探してみてください。

③新しいフォームを選択します。

③タイトルを入力し、新規フォームを作成します。

フォームの作成は非常に簡単です。

④フォームが完成しましたら、右上の共有を選択し、「回答の送信と収集」が「自分の所属組織内のユーザのみが可能」になっていることを確認します。

これでフォームは完成です。

【フローの作成】

①Office365にログインします。

②画面からPowerAutomateを選択します。

※見当たらない方は「すべてのアプリ」から探してみてください

③テンプレートを選択します。

⑦テンプレートの検索でFormsと検索し、「Start an approval process and send an email on Microsoft Form submission」を選択します。

※0から作成も可能ですが、テンプレートが豊富なため、近しいものを編集するのが簡単かと思います。

⑧内容を確認し、下部にて接続先を付与し「続行」を選択します。

⑨フローの内容を編集します。(申請から承認まで)

フォームID:作成したフォーム名をプルダウンから選択

タイトル:承認画面のタイトルを入力

Assigned to:承認者を入力

Details:承認に表示されるメッセージを入力

※下記画像では質問の回答を追加しています。

 追加は動的コンテンツの追加から可能です。

 

⑩フローの内容を編集します。(承認結果に応じたアクション)

今回はTeamsに通知したいので、「はいの場合」のメール送信のアクションを削除し、Teamsに投稿に変更します。削除は下記画像赤枠部分から可能です。

次にアクションの追加を選択し、Teamsへの投稿を追加します。

Teamsで検索し「メッセージをフローボットとしてチャネルに投稿する」を選択し、編集し保存します。

チーム:メッセージを投稿するチームを選択します。

Channel:投稿するチャネルを選択します。

Message:投稿するメッセージ内容を記載します。

例:

【Responders’Email】の申請は【Responses Approver name】によって【Response】されました。
申請日:【有給取得予定日を入力してください。】
承認者:【Comments】

次に承認されなかった時の動作を設定します。(「いいえの場合」を編集)

 

これでフローは完成です。

【動作確認】

動作確認ですが、Formsのプレビューでテスト入力ができます。

そちらから動作確認を実施してみてください。

なお、届いた申請はTeams上のFlowから確認できます。

※Flowがない場合は「…」からFlowを追加してください。

承認すると以下のようなメッセージが指定のチャネルに届きます。

※申請者はメールアドレスでの表記となります。名称も出せますがフローに追加が必要です。また別の記事にまとめます。

※マスクばかりで見づらいです。申し訳ありません。

以上です。

PowerAutomateは使いこなせればいろいろ楽できるツールなのでぜひとも活用してみてください。

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