メール保持ポリシー（Retention Policy）と訴訟ホールド（Litigation Hold）それぞれ以下の用途があり必要に応じて設定する必要があります。

・保持ポリシー（Retention Policy）は、組織が指定した一定期間メールを保存または削除する自動ルールです。
用途は、コンプライアンスや情報管理のため、メールやアイテムを一定期間保持または削除するといった内容となります。
例えば、7年後にメールをアーカイブするなどの管理が可能となります。

・訴訟ホールド（Litigation Hold）は、特定ユーザーのメールボックス全体を指定期間保持しユーザー自身の削除操作ができなくなるといった法的調査などに備えるための機能です。
例えば、法的調査や訴訟対応のためメールボックス内のすべてのアイテムをユーザーが削除してもバックエンドで保持させることが可能となります。