Sharepointでファイル検索する際の便利な方法を記載します。

 

SharePointではファイル検索時にドキュメントの中身も含めて検索されます。例えば、「セキュリティ」と検索すると、その単語がドキュメント内に含まれている場合、そのドキュメントも検索結果に表示されます。中身まで検索できるため、非常に便利なのですが、上手く絞り込めないと捜したいファイルを見つけるのに時間がかかることがあります。

SharePointでは、ファイル検索の際、

KQL (Keyword Query Language) in SharePoint（※）

というクエリ言語を利用してファイルの絞り込みが可能です。

※Log Analyticsなどで利用可能な Kusto Query Language (KQL) とは異なります。念のため

KQLは以下で案内されています。

キーワード クエリ言語 (KQL) 構文のリファレンス

いくつか代表的な検索例を記載してみます。

例１

title:”構築” filetype:txt author:”田中”

例2

title:”テスト仕様書” AND “Azureリソース” AND “可用性セット” AND Created>=2021-11-01

タイトルに「テスト仕様書」という単語を含み、内容に、「Azureリソース」と「可用性セット」を含む、2021年11月1日以降に作成されたファイルを検索

以上ですが、最後に、最も重要で勘違いしやすく、自分も勘違いしていたことを記載しておきます。

SharePointでは検索クエリがインデックスを基に実行されます。
実際のファイル名や検索したいフレーズ（単語）がインデックスに含まれていない場合、そのファイル名やフレーズを基にした検索クエリはヒットしません。

 

例えば、
「01_文書提出_画面表示2024.png」
というファイルを検索する際、

title:”文書提出” filetype:png
というクエリだとヒットせず、

title:”文書” filetype:png
というクエリだとヒットする、ということがおこります。

これは、sharepointのインデックスに”文書提出”という単語が存在しないからです。
このような場合、”文書”などの細かいフレーズでうまく絞り込んでいくしかなさそうです。